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Use a gestão de contratos de forma eficaz no SharePoint e no Microsoft 365

O SharePoint não é um sistema de software comum. É uma solução de colaboração sofisticada, usada para gestão de processos, trabalho em equipa, portais corporativos e um mestre em gestão de conteúdo web. O uso do Microsoft SharePoint, dentro de uma organização, também é multifacetado, servindo de exemplo, a gestão de contratos.

Muitas empresas usam o SharePoint e o Microsoft 365 como plataforma de suporte para a implementação de várias estratégias de digitalização.

Porque deve implementar a gestão de contratos digitais com o SharePoint?

Se a sua organização já usa o SharePoint ou o Microsoft 365, faz sentido usá-lo como base para mapear, também, a gestão de contratos, resultando em benefícios para os utilizadores e para as TI.

A gestão de contratos do Microsoft 365 e do SharePoint representa um avanço potencial na área e com esta solução profissional, a sua empresa pode armazenar e vincular os contratos no SharePoint, de maneira inteligente. Por exemplo, pode ter uma pasta de arquivo de contrato e uma pasta de arquivo de projeto.

Se antes, a sua empresa tinha que armazenar um documento em vários locais na unidade de rede, agora pode vincular o contrato dentro da pasta de arquivos do projeto para fácil acesso. Para além disso, permite que os utilizadores possam ir diretos do contrato do fornecedor, para a pasta de arquivo respetiva.

Os contratos, geralmente, exigem uma colaboração elaborada e podem precisar da aprovação de diferentes pessoas dentro da empresa ou de pessoas para trabalhar em equipa nos documentos. O SharePoint integra-se muito bem com aplicativos como o MS Word, permitindo que os utilizadores colaborem em documentos de contrato, num ambiente de trabalho familiar.

No caso das TI, se uma plataforma central pode ser usada, em vez de vários produtos individuais, o departamento de TI pode concentrar-se no desenvolvimento da sua experiência na plataforma estratégica do SharePoint, resultando em custos de formação e manutenção muito mais baixos.

Lista de visão geral da gestão de contratos do SharePoint VS Solução abrangente de gestão de contratos

O SharePoint fornece algumas funções padrão essenciais, que incluem listas baseadas na web e bibliotecas de documentos. Essas funções são usadas para, por um lado, para manter as propriedades do contrato de maneira semelhante a uma lista central do Excel e, por outro, os documentos também poderem ser armazenados nas bibliotecas de documentos.

No entanto, trabalhar dessa forma, pode levar a alguns problemas familiares na gestão de contratos.

Alguns desses problemas incluem:

  • A falta de cálculos de datas de cancelamento eficazes para contratos em andamento, levando a dados inconscientes ao longo do tempo;
  • Inexistência de uma função de lembrete automático, para datas de cancelamento efetivas;
  • A lista central de contratos não é acessível a todos, devido às autorizações envolvidas;
  • Não há uma visão geral central de custos, notas, tarefas e prazos para um contrato. Em vez disso, é necessário vasculhar lentamente os documentos individuais para encontrar as informações;
  • Todos os documentos devem ser vinculados manualmente, o que, na prática, resulta em enormes cargas de trabalho e, por fim, em dados inconscientes;
  • Relatórios gráficos que são muito difíceis de exibir.

O passo em direção a uma solução abrangente de gestão de contratos

A monitorização de prazos costuma ser uma componente essencial de qualquer solução. Além disso, os contratos são geralmente exibidos para utilizadores finais, numa interface de utilizador graficamente otimizada. Aqui, os utilizadores têm acesso a uma variedade de funções diferentes.

Exemplos de funções que um utilizador acessa na interface do utilizador de gestão de contratos:

  • Recurso de manutenção central para metadados descritivos (por exemplo, registos de veículos num contrato de leasing);
  • Recurso de manutenção central para notas, tarefas e prazos;
  • Extensões ou cancelamentos de contratos;
  • Navegação entre estruturas de contratos e contratos individuais;
  • Armazenamento ou criação de novos documentos.

Além disso, uma solução abrangente de gestão de contratos também deve fornecer mais recursos:

  • Supervisão completa (360º) sobre todos os documentos e informações relacionadas a um contrato;
  • Uma interface de utilizador simples para encontrar contratos e informações de forma rápida e fácil;
  • Fluxos de trabalho;
  • Quando necessário, o fornecimento automático de minutas de contratos aos fornecedores;
  • Trabalhar com modelos de contrato;
  • Integração com o MS Outlook para armazenar emails relacionados a contratos, usando arrastar e soltar;
  • Uma opção para digitalizar contratos em papel, para adicioná-los a um arquivo de contrato;
  • Uma opção para criar relatórios detalhados.

Em geral, essas soluções de gestão de contratos baseadas no SharePoint não estão a reinventar-se. Em vez disso, essas soluções complementam as funções que o SharePoint já gerencia particularmente bem (por exemplo, gestão de versão ou edição simultânea de documentos), com funções e recursos ausentes, que são importantes para a gestão de contratos simples e seguros, dentro de uma organização.

O que a sua organização deve ter em mente ao escolher um fornecedor

Esteja atento a esta distinção: procura uma solução de projeto ou de produto?

Uma desvantagem potencial das soluções de projeto é que elas não são compatíveis com atualizações do servidor SharePoint ou do Microsoft 365. Como resultado, a sua empresa precisa contar com o fornecimento de serviços extras, para garantir que o software seja compatível com a versão mais recente.

Esse não é o caso da solução de produto, que inclui um manual, formação e manutenção. Ou seja, a garantia de que o fornecedor irá sempre atualizar o produto para a versão mais recente do SharePoint. Ao adquirir produtos, também é importante estar ciente do alcance da aplicação. Alguns produtos são considerados como melhores soluções especializadas. Eles organizam todos os contratos numa lista do SharePoint conforme descrito acima, mas fornecem funções adicionais, armazenando contratos de trabalho, fornecedor e manutenção num único local. Observe que sites separados são usados para cada tipo de contrato no SharePoint.

Finalmente, a sua empresa deve decidir se deseja apenas armazenar contratos existentes ou se (mais cedo ou mais tarde) toda a vida útil do contrato deve ser mapeada. Com base nos seus objetivos (estratégicos), a sua organização exigirá uma gama maior ou menor de funções.

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