A partir de 2020 haverá um novo enquadramento legal relativamente à faturação eletrónica. Publicado em Diário da República no dia 15 de fevereiro, o Decreto-Lei nº 28/2019 tem como objetivo a harmonização das regras, a simplificação da lei e a criação de condições para que os documentos fiscais passem a ser emitidos e conservados de forma digital.

Conheça abaixo as principais questões sobre o novo regime de faturação eletrónica.

As principais questões sobre a Faturação Eletrónica

  • O que é uma fatura eletrónica?

De acordo com a diretiva 2014/55 da União Europeia, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.

Assim, não basta enviar uma fatura em PDF por e-mail a um cliente para que se considere automaticamente uma fatura eletrónica. Para isto, os dados devem ser criados sob uma estrutura correta definida pelo padrão europeu, e deve ser depois enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador para que possa ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de introdução manual.

  • Para quem é obrigatória?

Desde o início de 2019 que a fatura eletrónica é obrigatória para todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como para as autoridades e entidades públicas.

A legislação nacional e europeia prevê apenas uma exceção, que diz respeito a “contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança”.

Esta obrigatoriedade não se limita apenas à Administração Pública, abrangendo também os contratos entre os privados e o Estado ou entre privados que são fornecedores do Estado.

No fundo, a legislação acaba por ter impacto no setor privado, embora a sua implementação se faça de forma faseada e tendo em conta a dimensão das empresas.

Passa a ser obrigatório utilizar um programa de faturação certificado para as empresas que têm contabilidade organizada ou volume de negócios superior a 50.000€.

  • A partir de que datas é obrigatório usar um programa certificado?

Setor Público:

  • 18 de abril de 2019: para organismos da administração direta do Estado e institutos públicos;
  • 18 de abril de 2020: restantes organismos públicos (fundações públicas; administração local, incluindo juntas de freguesia; associações públicas e outras entidades públicas).

Setor Privado:

  • 17 de abril de 2020: grandes empresas (mais de 250 funcionários; mais de 50 milhões de euros de faturação; 43 milhões de euros de balanço);
  • 31 de dezembro de 2020: micro, pequenas e médias empresas.
  • Quais os dados que devem constar na fatura eletrónica?

Segundo o Decreto-Lei n.º 111 – B/2017 relativo ao Código de Contratos Públicos, são estes os elementos a constar na fatura eletrónica, de forma obrigatória “sempre que aplicável”:

  • Identificadores do processo e da fatura
  • Período de faturação
  • Dados sobre o cocontratante
  • Dados sobre o contraente público
  • Dados sobre a entidade beneficiária (se distinta da anterior)
  • Dados sobre o representante fiscal do contratante
  • Referência do contrato
  • Condições de entrega
  • Instruções de pagamento
  • Dados sobre ajustamentos e encargos
  • Dados sobre as rubricas da fatura
  • Totais da fatura
  • O que não é considerado uma fatura eletrónica?

Embora se possa criar uma imagem visual ou um PDF para facilitar a leitura do utilizador, isso servirá apenas como complemento à transmissão eletrónica dos dados de faturação – este sim, o verdadeiro objetivo da faturação eletrónica.

Segundo o Connecting Europe Facility não são consideradas como modelos de eInvoicing:

  • Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word
  • Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
  • Imagens de faturas (em formato .jpg, .tiff ou outros)
  • Digitalização de faturas em papel (Optical Character Recognition)
  • Faturas em papel enviadas como imagens, via fax
  • Qualquer fatura que seja enviada eletronicamente para o sistema do cliente, mas que não siga o modelo padrão de fatura aprovado pela Comissão Europeia.
  • Se houver uma inspeção, que informação arquivada em suporte eletrónico devo ceder?

Caso haja uma inspeção, é necessário facultar à Autoridade Tributária as cópias dos respetivos suportes, reprodução legível em papel dos documentos arquivados, bem como permitir a realização de quaisquer tipos de análises ou pesquisas ao arquivo. Sempre que se mostre necessário, o devem ser disponibilizados os meios para a leitura dos suportes e das imagens neles contidas.

  • É obrigatório ter cópias da informação?

Sim. É Obrigatório dispor de, pelo menos, duas cópias de segurança da informação de faturação e contabilidade, as quais deverão estar obrigatoriamente atualizadas e guardadas em localizações distintas, “em condições de conservação e segurança necessárias a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos.”

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